Samo naruszenie umowy nie zawsze wystarcza do naliczenia kary umownej

Stan faktyczny

Przedsiębiorca zawarł z jednostką samorządową umowę na przygotowywanie i dostarczanie posiłków. Kontrakt miał obowiązywać przez rok, a jego przewidywana wartość wynosiła około 200 tys. zł. Umowa wskazywała szacunkową liczbę posiłków, ale zamawiający zagwarantował zamówienie jedynie połowy przewidywanego zakresu. Wynagrodzenie wykonawcy zależało od liczby posiłków faktycznie dostarczonych w danym miesiącu.

Po kilku miesiącach wykonawca poinformował gminę, że ze względów organizacyjnych i zawodowych planuje zamknąć działalność gospodarczą. Jednocześnie zaproponował, aby usługi były kontynuowane na niezmienionych zasadach przez działalność prowadzoną przez osobę bliską, posiadającą jednak odrębny NIP. Zamawiający odmówił. Wskazał, że reorganizacja działalności nie daje wykonawcy prawa do wypowiedzenia umowy, i wezwał go do dalszej realizacji kontraktu. Jednocześnie zastrzegł, że w razie zaprzestania dostaw może rozwiązać umowę i naliczyć karę.

Naruszenie umowy a podstawa konkretnej kary

W analizowanej umowie kara została zastrzeżona za odstąpienie od umowy przez którąkolwiek ze stron albo jej rozwiązanie z przyczyn leżących po stronie wykonawcy. Klauzula nie przewidywała natomiast wprost kary za samo zaprzestanie świadczenia usług.

Jeżeli kara została zastrzeżona na wypadek zakończenia umowy z przyczyn leżących po stronie wykonawcy, należy ustalić:

Zgodnie z art. 483 i 484 Kodeksu cywilnego kara umowna może zabezpieczać wykonanie zobowiązania niepieniężnego. Zamawiający dochodzący kary powinien wykazać istnienie i treść klauzuli, wystąpienie przewidzianego w niej zdarzenia, sposób obliczenia kary oraz wymagalność roszczenia.

Jeżeli wykonawca powołuje się na okoliczności, za które nie ponosi odpowiedzialności, powinien je wykazać, z uwzględnieniem zasad wynikających z art. 471–473 Kodeksu cywilnego oraz treści zawartej umowy.

Czy pismo informacyjne może być wypowiedzeniem?

O charakterze pisma nie przesądza jego tytuł. Zgodnie z art. 60, 61 i 65 Kodeksu cywilnego znaczenie oświadczenia należy ustalać na podstawie jego treści oraz okoliczności, w których zostało złożone. Pismo zatytułowane „informacja” może więc zawierać oświadczenie o wypowiedzeniu albo odstąpieniu od umowy, jeżeli dostatecznie jasno wyraża wolę zakończenia kontraktu.

Użycie słów „wypowiadam”, „odstępuję” albo „rozwiązuję” nie jest konieczne, podobnie jak wskazanie konkretnego przepisu lub paragrafu umowy. Inne wymagania mogą jednak wynikać z ustawy, umowy albo zastrzeżonej formy oświadczenia.

W opisanej sprawie przeciwko uznaniu pisma wykonawcy za oświadczenie kończące umowę przemawiało przede wszystkim to, że:

Zapowiedź rozwiązania to nie rozwiązanie

Znaczenie ma dokładna treść pisma zamawiającego.

Sformułowania takie jak:

Jeżeli umowa lub ustawa wymagała zachowania określonej formy, terminu wypowiedzenia, wyznaczenia dodatkowego terminu albo wcześniejszego wezwania do wykonania zobowiązania, warunki te powinny zostać spełnione. Oświadczenie musi również dostatecznie jasno wskazywać wolę zakończenia umowy i pozwalać na ustalenie, kiedy następuje jego skutek.

Sama nota księgowa nie tworzy wierzytelności z tytułu kary umownej. Może jednak zawierać również oświadczenie o zakończeniu umowy, jeżeli taki zamiar jednoznacznie wynika z jej treści i dokument został skutecznie doręczony. Dlatego należy badać cały dokument, a nie tylko jego nazwę.

Czy można zastąpić wykonawcę innym przedsiębiorcą?

W zwykłych stosunkach gospodarczych strony mają stosunkowo dużą swobodę w uzgodnieniu zmiany wykonawcy. W zamówieniach publicznych możliwość taka podlega ograniczeniom wynikającym z Prawa zamówień publicznych.

Zastąpienie pierwotnego wykonawcy nowym podmiotem stanowi co do zasady istotną zmianę umowy. Jest dopuszczalne tylko w przypadkach określonych w art. 455 Prawa zamówień publicznych, w szczególności gdy:

Zagadnienie zmiany wykonawcy szczegółowo wyjaśnia oficjalny komentarz Urzędu Zamówień Publicznych do art. 455 PZP.

Sama bliska relacja między przedsiębiorcami ani prowadzenie działalności w podobnym zakresie nie powodują przejścia praw i obowiązków z umowy. Również wykreślenie jednoosobowej działalności z CEIDG nie prowadzi do wygaśnięcia zobowiązań przedsiębiorcy. Stroną umowy pozostaje osoba fizyczna, a nie prowadzona przez nią działalność gospodarcza.

Czym innym jest zmiana wykonawcy, a czym innym powierzenie części zamówienia podwykonawcy. Art. 462 ust. 1 Prawa zamówień publicznych pozwala wykonawcy korzystać z podwykonawców, z zastrzeżeniem obowiązku osobistego wykonania kluczowych zadań, jeżeli zamawiający przewidział go zgodnie z art. 121 PZP, oraz pozostałych wymagań wynikających z dokumentów zamówienia i umowy.

Brak szkody nie usuwa kary, ale może wpłynąć na jej wysokość

Zgodnie z art. 484 § 1 Kodeksu cywilnego kara umowna należy się w zastrzeżonej wysokości bez względu na wysokość poniesionej szkody. Również całkowity brak szkody nie wyłącza roszczenia o zapłatę kary, może jednak mieć znaczenie przy jej miarkowaniu.

Przy ocenie wysokości kary można uwzględniać między innymi:

Procentowe określenie kary nie wyłącza jej miarkowania. Sąd ocenia wysokość sankcji w realiach konkretnej sprawy, biorąc pod uwagę zakres wykonania umowy, rozmiar naruszenia, interes wierzyciela oraz relację kary do następstw niewykonania zobowiązania. Samo ustalenie kary na poziomie 10% wartości kontraktu nie zamyka więc możliwości jej obniżenia. Na otwarty charakter kryteriów miarkowania zwrócił uwagę Sąd Najwyższy między innymi w postanowieniu z 29 maja 2020 r., I CSK 664/20.

Przewidywana wartość a gwarantowany zakres zamówienia

W umowach na sukcesywne dostawy lub usługi często występują jednocześnie:

W pierwszej kolejności należy ustalić, co strony rozumiały przez „wartość umowy” stanowiącą podstawę obliczenia kary. Jeżeli klauzula odwołuje się do maksymalnego wynagrodzenia, obliczenie kary od tej kwoty może odpowiadać literalnemu brzmieniu kontraktu.

Różnica między wartością maksymalną a gwarantowanym minimum pozostaje jednak istotna przy ocenie, czy tak obliczona kara nie jest rażąco wygórowana. Art. 433 pkt 4 Prawa zamówień publicznych wymaga przy tym, aby umowa przewidująca możliwość ograniczenia zakresu zamówienia wskazywała minimalną wartość lub wielkość świadczenia stron.

Za obniżeniem kary mogą przemawiać w szczególności następujące okoliczności:

Zakres wykonania można ustalać na podstawie faktur, protokołów, zestawień dostaw oraz liczby świadczeń faktycznie odebranych przez zamawiającego.

Termin zapłaty kary też wynika z umowy

Jeżeli umowa przewiduje 14 dni od doręczenia noty obciążeniowej, wskazanie w wezwaniu terminu siedmiodniowego nie zmienia treści umowy. Taka rozbieżność co do zasady nie prowadzi do wygaśnięcia roszczenia, ale wpływa na datę jego wymagalności i możliwość naliczania odsetek.

Podobnie samo użycie w nocie słowa „potrącenie” nie przesądza, że doszło do skutecznego potrącenia. Zgodnie z art. 498 i 499 Kodeksu cywilnego muszą istnieć wzajemne wierzytelności nadające się do potrącenia, a drugiej stronie należy złożyć dostatecznie jednoznaczne oświadczenie. Jeżeli wierzytelność przedstawiona do potrącenia nie powstała albo nie była wymagalna, potrącenie nie wywoła zamierzonego skutku.

Czy jednostka publiczna może zawrzeć ugodę?

Publiczny charakter zamawiającego nie oznacza, że musi on zawsze dochodzić pełnej wysokości naliczonej kary.

Zgodnie z art. 54a ustawy o finansach publicznych jednostka sektora finansów publicznych może zawrzeć ugodę dotyczącą spornej należności cywilnoprawnej, jeżeli z pisemnej oceny wynika, że skutki ugody będą korzystniejsze niż prawdopodobny wynik postępowania sądowego albo arbitrażowego. Przy ocenie uwzględnia się między innymi zasadność spornych żądań, możliwość ich zaspokojenia, przewidywany czas trwania postępowania i jego koszty.

Ugoda może obejmować również spór o karę umowną. Zagadnienie to zostało szerzej omówione również w materiale Sądu Polubownego przy Prokuratorii Generalnej RP.

Jak odpowiedzieć na wezwanie do zapłaty?

Do wstępnej oceny zasadności kary potrzebne są przede wszystkim:

Do oceny wysokości kary i podstaw jej miarkowania mogą być potrzebne:

Jeżeli zamawiający powołuje się na potrącenie, trzeba również przeanalizować treść oświadczenia o potrąceniu oraz dokumenty dotyczące wierzytelności wykonawcy wobec zamawiającego.

W odpowiedzi należy wskazać, czy kara jest kwestionowana co do zasady, wysokości, wymagalności albo skuteczności potrącenia.

Najważniejszy wniosek

O zasadności kary decydują treść klauzuli, wystąpienie wskazanego w niej zdarzenia oraz skuteczność oświadczeń prowadzących do zakończenia umowy. Jeżeli roszczenie powstało, jego wysokość może podlegać miarkowaniu na podstawie art. 484 § 2 Kodeksu cywilnego.

Stan prawny: październik 2026 r.