Kara umowna za opóźnienie podwykonawcy – jak ją obliczyć?

Kara umowna zaczyna się od treści umowy

Wyobraźmy sobie, że podwykonawca miał zakończyć prace elewacyjne do 30 czerwca. Roboty zostały ukończone 18 lipca. Umowa przewiduje karę w wysokości 0,2% wynagrodzenia netto za każdy dzień zwłoki, nie więcej jednak niż 10% tego wynagrodzenia.

Zanim generalny wykonawca przystąpi do obliczeń, powinien sprawdzić, czy termin 30 czerwca rzeczywiście pozostał wiążący. W trakcie realizacji inwestycji harmonogramy często się zmieniają. Dochodzi do przekazania dodatkowych robót, przesunięcia frontu, opóźnienia dostaw albo oczekiwania na zakończenie prac innej ekipy. Czasami strony podpisują aneks, a czasami ustalają nowe terminy w korespondencji lub podczas narad.

Równie ważne jest ustalenie, co zgodnie z umową oznacza zakończenie prac. Może nim być faktyczne wykonanie robót, zgłoszenie ich do odbioru albo podpisanie protokołu bez zastrzeżeń. Wybór niewłaściwego momentu może zawyżyć karę o kilka, a niekiedy nawet o kilkadziesiąt dni.

Opóźnienie nie zawsze oznacza zwłokę

W języku potocznym opóźnienie i zwłoka oznaczają właściwie to samo. W prawie różnica między nimi jest istotna.

Jeżeli umowa przewiduje karę za każdy dzień zwłoki, nie wystarczy wykazać, że prace zakończyły się po terminie. Trzeba jeszcze ustalić, z jakiego powodu tak się stało. Podwykonawca może próbować wykazać, że nie mógł pracować, ponieważ nie przekazano mu frontu robót, nie dostarczono materiałów albo nie zakończyły się wcześniejsze prace, od których zależało rozpoczęcie jego zakresu.

Nie każde takie wyjaśnienie będzie skuteczne. Samo stwierdzenie, że „na budowie były opóźnienia”, nie przesądza o braku odpowiedzialności. Podwykonawca powinien wykazać konkretną przeszkodę, czas jej trwania oraz wpływ na termin zakończenia robót.

Dopiero taki obraz pozwala ocenić, czy mamy do czynienia ze zwłoką podwykonawcy.

Jak obliczyć karę umowną?

Wróćmy do przykładu. Podwykonawca miał zakończyć roboty 30 czerwca, ale wykonał je 18 lipca. Jeżeli termin nie został przesunięty, a przyczyna opóźnienia leży po jego stronie, kara może być naliczana od 1 do 18 lipca, czyli za 18 dni.

Załóżmy, że wynagrodzenie netto określone w umowie wynosi 100 000 zł, a stawka kary to 0,2% za każdy dzień zwłoki. Kara za jeden dzień wynosi wtedy 200 zł. Po przemnożeniu tej kwoty przez 18 dni otrzymujemy 3 600 zł.

Trzeba jeszcze sprawdzić limit. Jeżeli umowa ogranicza łączną wysokość kary do 10% wynagrodzenia netto, maksymalna kara wynosi 10 000 zł. W naszym przykładzie wyliczone 3 600 zł mieści się w tym limicie.

Właśnie dlatego poprawne wyliczenie powinno być możliwe do odtworzenia przez osobę, która otrzyma wezwanie. Dłużnik powinien widzieć termin umowny, rzeczywistą datę zakończenia prac, liczbę dni zwłoki, stawkę dzienną, podstawę jej obliczenia oraz ewentualny limit.

Kiedy można zażądać zapłaty?

Kara umowna może być zastrzeżona na wypadek niewykonania albo nienależytego wykonania obowiązku niepieniężnego. Opóźnienie w wykonaniu robót jest klasycznym przykładem takiego naruszenia. Zasady te wynikają z

art. 483 i 484 Kodeksu cywilnego
.

Wierzyciel nie musi przy tym wykazywać, że poniósł szkodę dokładnie odpowiadającą wysokości kary. Musi jednak udowodnić, że nastąpiło zdarzenie opisane w umowie i że żądana kwota została prawidłowo obliczona.

Sama możliwość naliczenia kary nie zawsze oznacza, że podwykonawca od razu pozostaje w opóźnieniu z jej zapłatą. Najpierw należy sprawdzić, czy umowa określa termin zapłaty. Może przykładowo przewidywać, że podwykonawca powinien zapłacić karę w ciągu siedmiu dni od otrzymania wezwania.

Jeżeli w umowie nie ma takiego postanowienia, wezwanie do zapłaty służy postawieniu roszczenia w stan wymagalności. Zgodnie z art. 455 Kodeksu cywilnego świadczenie, którego terminu nie określono, powinno zostać spełnione niezwłocznie po wezwaniu dłużnika.

Równie ważne jest zachowanie dowodu doręczenia. To z datą otrzymania pisma może być związany termin zapłaty, a następnie rozpoczęcie naliczania odsetek.

Jakich odsetek żądać od niezapłaconej kary?

Jeżeli podwykonawca nie zapłaci kary w terminie, wierzyciel może żądać odsetek ustawowych za opóźnienie. Naliczanie rozpoczyna się od dnia następującego po upływie terminu płatności.

W praktyce przedsiębiorcy często zakładają, że skoro umowa podwykonawcza jest transakcją handlową, od każdej wynikającej z niej należności przysługują odsetki handlowe. To zbyt daleko idący wniosek.

Dlatego od niezapłaconej kary należy co do zasady żądać zwykłych odsetek ustawowych za opóźnienie, a nie odsetek przewidzianych dla opóźnień w transakcjach handlowych.

Z tego samego powodu do kary nie należy automatycznie doliczać rekompensaty za koszty odzyskiwania należności, określanej potocznie jako 40, 70 albo 100 euro. Taka rekompensata jest związana z niezapłaconym wynagrodzeniem za towar lub usługę, a nie z roszczeniem o karę umowną.

Czy prawidłowo obliczona kara zawsze zostanie zapłacona w całości?

Nawet poprawnie naliczona kara może zostać zakwestionowana. Podwykonawca może podnosić, że nie odpowiada za przekroczenie terminu, że generalny wykonawca przyczynił się do opóźnienia albo że strony uzgodniły nowy harmonogram.

Może również domagać się zmniejszenia kary. Kodeks cywilny pozwala na jej miarkowanie, jeżeli zobowiązanie zostało w znacznej części wykonane albo kara jest rażąco wygórowana. Nie oznacza to, że sąd obniży każdą wysoką karę. Znaczenie ma długość zwłoki, rozmiar wykonanego zakresu, wpływ naruszenia na inwestycję oraz proporcja między karą a wynagrodzeniem.

Od terminu do skutecznego wezwania

Kara umowna za opóźnienie podwykonawcy nie powinna być naliczana automatycznie. Najpierw trzeba ustalić wiążący termin, rzeczywistą datę zakończenia prac oraz przyczynę przekroczenia harmonogramu. Dopiero później można zastosować stawkę i limit wynikające z umowy.

Czy przed wysłaniem takiego wezwania warto wystawić notę obciążeniową i jakie skutki księgowe może mieć jej wystawienie? To zagadnienie wymaga osobnego omówienia.