Zwołanie Nadzwyczajnego Zgromadzenia Wspólników w warunkach konfliktu w Zarządzie

Kto zwołuje Zgromadzenie Wspólników?

Punktem wyjścia jest art. 235 § 1 Kodeksu spółek handlowych, zgodnie z którym Zgromadzenie Wspólników zwołuje Zarząd. Przepis wskazuje organ spółki, a nie poszczególnych jego członków. Kompetencja ta obejmuje zarówno Zwyczajne, jak i Nadzwyczajne Zgromadzenie Wspólników.

Zwołanie Zgromadzenia nie sprowadza się do technicznego przygotowania i wysłania zaproszeń. Najpierw musi zostać podjęta decyzja o jego zwołaniu, obejmująca co najmniej termin, miejsce i porządek obrad. Dopiero wykonaniem tej decyzji jest prawidłowe zawiadomienie wspólników.

Należy również odróżnić zwołanie Zgromadzenia od reprezentowania spółki. Postanowienie umowy spółki, zgodnie z którym każdy członek Zarządu może samodzielnie reprezentować spółkę, dotyczy składania oświadczeń w relacjach zewnętrznych. Nie przesądza samo przez się, że każdy członek Zarządu może samodzielnie zdecydować o zwołaniu Zgromadzenia.

Artykuł 235 § 2 KSH przyznaje określone uprawnienia również radzie nadzorczej i komisji rewizyjnej. Organy te mogą zwołać Zwyczajne Zgromadzenie, jeżeli Zarząd nie uczyni tego w terminie ustawowym lub określonym w umowie spółki. Mogą także zwołać Nadzwyczajne Zgromadzenie, jeżeli uznają to za wskazane, a Zarząd nie zwoła go w terminie dwóch tygodni od zgłoszenia odpowiedniego żądania.

Nie jest to zatem uprawnienie wykonywane całkowicie niezależnie od Zarządu. W przypadku Nadzwyczajnego Zgromadzenia rada nadzorcza lub komisja rewizyjna powinny najpierw zwrócić się do Zarządu, a dopiero jego bezczynność otwiera im drogę do samodzielnego działania.

Na podstawie art. 235 § 3 KSH umowa spółki może przyznać analogiczne uprawnienie także innym osobom. Postanowienie takie powinno precyzyjnie określać osobę uprawnioną, rodzaj Zgromadzenia i przesłanki skorzystania z kompetencji. Samo wskazanie, że Prezes zwołuje posiedzenia Zarządu, nie jest jeszcze równoznaczne z przyznaniem mu indywidualnego prawa do zwoływania Zgromadzeń Wspólników.

Czy w Zarządzie wieloosobowym potrzebna jest uchwała?

W przypadku Zarządu jednoosobowego decyzję o zwołaniu Zgromadzenia podejmuje jedyny członek Zarządu. Dla celów dowodowych i prawidłowego prowadzenia dokumentacji korporacyjnej decyzja ta powinna zostać utrwalona.

W Zarządzie wieloosobowym zwołanie Zgromadzenia wymaga natomiast działania Zarządu jako organu. W wyroku z 19 grudnia 2013 r., sygn. II CSK 176/13, Sąd Najwyższy przyjął, że zwołanie Zgromadzenia jest sprawą z zakresu prowadzenia spraw spółki przekraczającą zwykłe czynności. Z tego względu konieczna jest uprzednia uchwała Zarządu.

Wymóg uchwały nie oznacza konieczności uzyskania zgody wszystkich członków Zarządu. Zgodnie z art. 208 § 5 KSH uchwały Zarządu mogą zostać podjęte, jeżeli wszyscy członkowie zostali prawidłowo zawiadomieni o posiedzeniu. Co do zasady zapadają one bezwzględną większością głosów, chyba że umowa spółki określa inne zasady.

Podjęcie uchwały przez Zarząd jest odrębne od późniejszego podpisania i wysłania zaproszeń. Czynności organizacyjne mogą zostać wykonane przez wskazaną osobę, jednak powinny opierać się na prawidłowo podjętej decyzji organu albo na wyraźnym, indywidualnym uprawnieniu przyznanym w umowie spółki.

Jakie znaczenie ma funkcja Prezesa Zarządu?

Kodeks spółek handlowych nie przyznaje Prezesowi Zarządu spółki z o.o. automatycznie szerszego prawa do prowadzenia spraw lub reprezentowania spółki. Szczególna pozycja Prezesa wynika najczęściej z umowy spółki albo regulaminu Zarządu.

Umowa spółki może przewidywać, że Prezes zwołuje posiedzenia Zarządu i kieruje jego pracami. Może również stanowić, że w przypadku równości głosów rozstrzyga głos Prezesa. Możliwość wprowadzenia takiego rozwiązania wynika z art. 208 § 8 KSH.

W dwuosobowym Zarządzie postanowienia te mogą mieć zasadnicze znaczenie. Jeżeli jeden członek głosuje za zwołaniem Zgromadzenia, a Prezes przeciw, dochodzi do równości głosów. Jeżeli umowa spółki przyznaje Prezesowi głos rozstrzygający, wynik głosowania może być zgodny z jego stanowiskiem.

Nie oznacza to jednak, że sam tytuł Prezesa pozwala zwołać Zgromadzenie bez uchwały Zarządu. Takie indywidualne uprawnienie powinno wynikać z odrębnego postanowienia umowy spółki, ustanowionego z uwzględnieniem art. 235 § 3 KSH. Postanowienie o zwoływaniu przez Prezesa posiedzeń Zarządu dotyczy innego organu i nie powinno być interpretowane jako domniemane prawo do samodzielnego zwoływania Zgromadzeń Wspólników.

Żądanie zwołania Zgromadzenia przez wspólnika

Wspólnik większościowy nie może co do zasady pominąć Zarządu i od razu wysłać zaproszeń na Zgromadzenie. Może natomiast skorzystać z uprawnienia przewidzianego w art. 236 § 1 KSH.

Wspólnik lub wspólnicy reprezentujący co najmniej jedną dziesiątą kapitału zakładowego mogą żądać zwołania Nadzwyczajnego Zgromadzenia Wspólników oraz umieszczenia określonych spraw w jego porządku obrad. Umowa spółki może przyznać to uprawnienie wspólnikom reprezentującym niższy udział w kapitale.

Żądanie należy złożyć Zarządowi na piśmie najpóźniej na miesiąc przed proponowanym terminem Zgromadzenia. Powinno ono jednoznacznie określać:

• podmiot składający żądanie i podstawę jego uprawnienia;
• żądanie zwołania Nadzwyczajnego Zgromadzenia Wspólników;
• proponowany termin Zgromadzenia;
• sprawy, które mają zostać objęte porządkiem obrad;
• projekty uchwał, jeżeli ich dołączenie jest celowe dla jednoznacznego określenia przedmiotu obrad.

Dla dalszego postępowania istotne jest wykazanie daty przedstawienia żądania Zarządowi. Dokument powinien zostać doręczony w sposób pozwalający potwierdzić odbiór, na przykład przesyłką poleconą za potwierdzeniem odbioru albo przesyłką kurierską na adres spółki. W warunkach konfliktu zasadne jest również przekazanie jego kopii wszystkim członkom Zarządu.

Żądanie z art. 236 § 1 KSH należy odróżnić od uprawnienia określonego w art. 236 § 1¹ KSH. Wspólnicy reprezentujący co najmniej jedną dwudziestą kapitału mogą żądać umieszczenia określonych spraw w porządku obrad Zgromadzenia, które zostało już zwołane. Jest to zatem instrument uzupełnienia porządku obrad, a nie żądanie zwołania nowego Zgromadzenia.

Jak powinien postąpić Zarząd po otrzymaniu żądania?

Po otrzymaniu prawidłowego żądania Zarząd powinien podjąć czynności prowadzące do zwołania Zgromadzenia z porządkiem obrad odpowiadającym żądaniu. Zarząd może zweryfikować formalne przesłanki wystąpienia wspólnika, ale nie powinien zastępować Zgromadzenia w ocenie celowości zaproponowanych uchwał.

W wyroku z 15 czerwca 2010 r., sygn. II CNP 8/10, Sąd Najwyższy zwrócił uwagę, że z art. 236 § 1 KSH wynika obowiązek Zarządu zwołania Zgromadzenia na żądanie uprawnionych wspólników. Naruszenie tego obowiązku może – w zależności od okoliczności i powstałej szkody – być oceniane również na gruncie odpowiedzialności odszkodowawczej.

Prawidłowy sposób działania Zarządu można przedstawić w kilku etapach:

Jeżeli Nadzwyczajne Zgromadzenie zostało zwołane na żądanie wspólnika lub wspólników, to zgodnie z art. 236 § 3 KSH mają oni wyłączne prawo jego odwołania. Ogólna zasada, zgodnie z którą Zgromadzenie może odwołać podmiot, który je zwołał, podlega w tej sytuacji szczególnemu ograniczeniu.

Bezczynność Zarządu i upoważnienie sądu rejestrowego

Jeżeli w terminie dwóch tygodni od przedstawienia Zarządowi żądania Nadzwyczajne Zgromadzenie nie zostanie zwołane z porządkiem obrad zgodnym z żądaniem, wspólnik może skorzystać z art. 237 § 1 KSH.

Właściwy jest sąd rejestrowy spółki. Sąd, po wezwaniu Zarządu do złożenia oświadczenia, może upoważnić wspólnika lub wspólników występujących z żądaniem do samodzielnego zwołania Zgromadzenia. Jednocześnie wyznacza przewodniczącego tego Zgromadzenia.

Do wniosku warto dołączyć w szczególności umowę spółki, aktualny odpis z KRS, dokument potwierdzający liczbę udziałów przysługujących wnioskodawcy, treść żądania wraz z dowodem doręczenia oraz korespondencję wskazującą na stanowisko lub bezczynność Zarządu.

W zaproszeniach na Zgromadzenie należy powołać się na postanowienie sądu rejestrowego. Samo Zgromadzenie rozstrzyga następnie uchwałą, czy koszty jego zwołania i odbycia powinna ponieść spółka.

W wyroku z 20 czerwca 2018 r., sygn. II CSK 698/17, Sąd Najwyższy wskazał, że upoważnienie udzielone na podstawie art. 237 KSH może zostać wykorzystane do zwołania Zgromadzenia tylko raz. Postanowienie sądu nie jest zatem stałym ani ogólnym uprawnieniem do zwoływania kolejnych Zgromadzeń.

Zgromadzenie bez formalnego zwołania

W określonych okolicznościach możliwe jest odbycie Zgromadzenia bez przeprowadzania formalnej procedury zwołania. Zgodnie z art. 240 KSH uchwały mogą zostać podjęte, jeżeli cały kapitał zakładowy jest reprezentowany, a nikt z obecnych nie zgłosi sprzeciwu dotyczącego odbycia Zgromadzenia ani wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad.

Przepis ten może mieć zastosowanie również w sytuacji, w której wcześniejsza procedura zwołania była wadliwa, pod warunkiem że podczas Zgromadzenia rzeczywiście spełniono wszystkie przesłanki art. 240 KSH. Konieczna jest reprezentacja całego kapitału, a nie jedynie większości wystarczającej do podjęcia uchwały.

W spółce posiadającej dwóch wspólników oznacza to co do zasady konieczność reprezentowania na Zgromadzeniu udziałów obojga wspólników oraz brak sprzeciwu któregokolwiek z nich. Nieobecność jednego wspólnika albo jego sprzeciw uniemożliwiają skorzystanie z tego trybu.

Artykuł 240 KSH jest więc użyteczny przy zgodnym współdziałaniu wspólników, ale nie stanowi instrumentu pozwalającego przełamać konflikt. W warunkach sporu bezpieczniejsza jest formalna procedura z art. 236 i 237 KSH.

Skutki nieprawidłowego zwołania Zgromadzenia

Zwołanie Zgromadzenia przez osobę nieuprawnioną, brak wymaganej uchwały Zarządu, pominięcie wspólnika przy wysyłaniu zaproszeń albo niewłaściwe określenie porządku obrad mogą prowadzić do sporu dotyczącego zgodności podjętych uchwał z prawem.

Wspólnik spełniający przesłanki określone w art. 250 KSH może wystąpić z powództwem o uchylenie uchwały albo stwierdzenie jej nieważności. Rodzaj właściwego powództwa zależy od charakteru naruszenia oraz podstaw określonych w art. 249 i 252 KSH.

Nie każde uchybienie formalne prowadzi jednak automatycznie do wyeliminowania uchwały z obrotu. W wyroku z 26 marca 2009 r., sygn. I CSK 253/08, Sąd Najwyższy przyjął, że naruszenie przepisów dotyczących sposobu zawiadomienia wspólników nie powoduje samo przez się nieważności uchwały, jeżeli uchybienie nie mogło wpłynąć na przebieg Zgromadzenia ani treść uchwały.

Ocena jest jednak dokonywana w odniesieniu do konkretnych okoliczności. Brak kompetencji osoby zwołującej, pozbawienie wspólnika możliwości udziału albo niespełnienie przesłanek odbycia Zgromadzenia bez formalnego zwołania mogą mieć zasadnicze znaczenie dla skuteczności podjętych decyzji.

Jak umowa spółki może ograniczyć ryzyko blokady?

Przepisy KSH tworzą mechanizm pozwalający wspólnikowi uzyskać sądowe upoważnienie do zwołania Zgromadzenia. Postępowanie sądowe wymaga jednak czasu i dodatkowych czynności. W spółkach, w których wspólnicy są jednocześnie członkami Zarządu, warto wcześniej rozważyć rozwiązania ograniczające ryzyko całkowitego paraliżu.

Umowa spółki może w szczególności:

• przyznać określonej osobie dodatkowe uprawnienie do zwołania Zgromadzenia na podstawie art. 235 § 3 KSH;
• obniżyć próg udziałowy wymagany do zgłoszenia żądania na podstawie art. 236 KSH;
• określić zastępczy sposób zwołania posiedzenia Zarządu w razie bezczynności Prezesa;
• precyzyjnie uregulować tryb podejmowania uchwał Zarządu poza posiedzeniem;
• ograniczyć stosowanie głosu rozstrzygającego Prezesa w sprawach dotyczących jego osoby lub podmiotów z nim powiązanych;
• ustanowić procedurę postępowania w razie trwałego impasu pomiędzy członkami Zarządu lub wspólnikami.

Postanowienia te powinny być ze sobą spójne. Przyznanie jednej osobie wyłącznego prawa do zwoływania posiedzeń Zarządu, głosu rozstrzygającego oraz samodzielnej reprezentacji może zapewniać sprawność podejmowania decyzji, ale w warunkach konfliktu prowadzić do daleko idącej koncentracji kompetencji.

Z drugiej strony wymaganie jednomyślności przy każdej czynności Zarządu również nie jest rozwiązaniem neutralnym. Może utrudnić bieżące funkcjonowanie spółki nawet wtedy, gdy spór dotyczy tylko jednej kwestii. Projektując umowę spółki, należy zatem rozdzielić sprawy operacyjne od decyzji o znaczeniu strategicznym i od transakcji, w których występuje konflikt interesów.

Podsumowanie procedury

Konflikt w Zarządzie nie uprawnia większościowego wspólnika do samodzielnego pominięcia zasad zwoływania Zgromadzeń. Posiadanie głosów wystarczających do podjęcia uchwały należy odróżnić od kompetencji do doprowadzenia do odbycia Zgromadzenia.

W pierwszej kolejności należy ustalić, czy umowa spółki przyznaje prawo zwołania Zgromadzenia osobom innym niż Zarząd. Jeżeli takiego postanowienia nie ma, uprawniony wspólnik powinien skierować do Zarządu pisemne żądanie na podstawie art. 236 § 1 KSH. Zarząd powinien następnie podjąć uchwałę oraz wysłać wspólnikom prawidłowe zaproszenia.

Jeżeli w terminie dwóch tygodni Zgromadzenie nie zostanie zwołane z porządkiem obrad odpowiadającym żądaniu, wspólnik może wystąpić do sądu rejestrowego o upoważnienie do jego samodzielnego zwołania. Dopiero postanowienie wydane na podstawie art. 237 § 1 KSH pozwala mu zastąpić bezczynny Zarząd.