Większość udziałowa a kontrola nad spółką z ograniczoną odpowiedzialnością

O czym rozstrzyga większość udziałowa?

Udział w spółce z o.o. jest źródłem praw majątkowych i korporacyjnych. Daje między innymi prawo do udziału w zysku, uczestnictwa w Zgromadzeniu Wspólników, wykonywania prawa głosu i kontroli działalności spółki. Nie daje natomiast wspólnikowi prawa do bezpośredniego dysponowania majątkiem spółki. Majątek należy do spółki jako odrębnej osoby prawnej, a nie do jej wspólników.

Znaczenie większości udziałowej ujawnia się przede wszystkim przy podejmowaniu uchwał. Zgodnie z art. 245 Kodeksu spółek handlowych uchwały wspólników zapadają co do zasady bezwzględną większością głosów, chyba że ustawa albo umowa spółki przewiduje inne wymagania. Nie oznacza to jednak, że każda większość przekraczająca 50% pozwala podjąć dowolną uchwałę.

Przepisy KSH przewidują dla niektórych decyzji większości kwalifikowane. Przykładowo zmiana umowy spółki, rozwiązanie spółki oraz zbycie przedsiębiorstwa albo jego zorganizowanej części wymagają co do zasady większości dwóch trzecich głosów. Istotna zmiana przedmiotu działalności wymaga większości trzech czwartych głosów. Jeżeli uchwała zwiększa świadczenia wspólnika albo uszczupla jego prawa udziałowe lub prawa przyznane mu osobiście, konieczna może być również jego indywidualna zgoda.

Zgromadzenie Wspólników a kompetencje Zarządu

Spółka z o.o. działa przez swoje organy. Kompetencje Zgromadzenia Wspólników i Zarządu nie są tożsame, nawet jeżeli te same osoby są jednocześnie wspólnikami i członkami Zarządu.

Zgodnie z art. 201 § 1 KSH to Zarząd prowadzi sprawy spółki i ją reprezentuje. Do Zgromadzenia Wspólników należą natomiast sprawy wskazane w ustawie lub umowie spółki. Jedną z nich jest, co do zasady, powoływanie i odwoływanie członków Zarządu. Umowa spółki może jednak przekazać to uprawnienie innemu podmiotowi albo przyznać określonemu wspólnikowi prawo osobiste do powołania członka Zarządu.

Wspólnik posiadający większość głosów może zatem doprowadzić do podjęcia uchwały należącej do kompetencji Zgromadzenia, jeżeli zostaną zachowane wymagania dotyczące zwołania Zgromadzenia, porządku obrad, kworum, większości i sposobu głosowania. Nie może jednak zastąpić uchwały jednostronnym oświadczeniem skierowanym do spółki lub członka Zarządu.

Podobnie wspólnik większościowy, który nie jest członkiem Zarządu ani pełnomocnikiem spółki, nie może podpisać w jej imieniu umowy, wypowiedzieć kontraktu, złożyć dyspozycji bankowej ani wystąpić w imieniu spółki przed sądem. Takie kompetencje nie wynikają z liczby posiadanych udziałów.

Prowadzenie spraw spółki a jej reprezentowanie

Prowadzenie spraw spółki dotyczy procesu podejmowania decyzji wewnątrz spółki. Reprezentacja odnosi się natomiast do składania i przyjmowania oświadczeń w relacjach zewnętrznych – wobec kontrahentów, pracowników, banków, organów administracji oraz sądów.

W Zarządzie wieloosobowym zasady prowadzenia spraw określają art. 208 KSH oraz umowa spółki. Co do zasady każdy członek Zarządu może samodzielnie prowadzić sprawy nieprzekraczające zwykłych czynności spółki. Jeżeli jednak sprawa przekracza ten zakres albo inny członek Zarządu sprzeciwi się jej przeprowadzeniu, potrzebna jest uprzednia uchwała Zarządu.

Sposób reprezentacji określa natomiast umowa spółki, a informacja o nim jest ujawniana w KRS. Umowa może przewidywać między innymi samodzielną reprezentację każdego członka Zarządu albo reprezentację łączną, wymagającą współdziałania dwóch członków Zarządu lub członka Zarządu i prokurenta.

Zgodnie z art. 204 § 2 KSH prawa członka Zarządu do reprezentowania spółki nie można ograniczyć ze skutkiem wobec osób trzecich. Jeżeli więc umowa spółki wymaga uzyskania uchwały wspólników przed zaciągnięciem zobowiązania przekraczającego określoną kwotę, naruszenie tego obowiązku nie zawsze prowadzi do nieważności umowy zawartej z kontrahentem. Może natomiast stanowić naruszenie obowiązków członka Zarządu wobec spółki i rodzić jego odpowiedzialność wewnętrzną.

Trzeba przy tym odróżnić trzy sytuacje. Jeżeli obowiązek uzyskania zgody wynika z ustawy, zastosowanie może znaleźć art. 17 § 1 i 2 KSH, który wiąże brak wymaganej zgody z nieważnością czynności, z możliwością jej późniejszego potwierdzenia w ustawowym terminie. Jeżeli zgoda jest wymagana wyłącznie przez umowę spółki, art. 17 § 3 KSH co do zasady zachowuje ważność czynności, nie wyłączając odpowiedzialności członków Zarządu wobec spółki. Odrębnie należy ocenić przypadek, w którym nie dochowano ujawnionego w KRS sposobu reprezentacji, na przykład zamiast wymaganych dwóch członków Zarządu umowę podpisał tylko jeden z nich.

Rozróżnienie to zostało zaakcentowane między innymi w wyroku Sądu Najwyższego z 4 lipca 2024 r., sygn. II CSKP 267/23. Sąd wskazał, że ograniczenia prawa reprezentacji wynikające z umowy spółki albo uchwały wspólników nie wywołują skutków wobec osób trzecich, choć ich naruszenie może pozostawać istotne w relacji pomiędzy członkiem Zarządu a spółką.

Czy wspólnik większościowy może wydawać polecenia Zarządowi?

Samodzielne polecenie wspólnika, nawet większościowego, nie jest uchwałą Zgromadzenia Wspólników. Nie zastępuje również decyzji Zarządu wymaganej przez przepisy albo umowę spółki. Zarząd powinien działać na podstawie prawa, umowy spółki i prawidłowo podjętych uchwał właściwych organów, a nie nieformalnych dyspozycji osoby posiadającej największą liczbę udziałów.

Artykuł 207 KSH stanowi, że wobec spółki członkowie Zarządu podlegają ograniczeniom ustanowionym w przepisach, umowie spółki oraz – jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej – w uchwałach wspólników. Nie oznacza to jednak nieograniczonego prawa do ingerowania przez większościowego wspólnika w każdą decyzję operacyjną. Ewentualne stanowisko wspólników powinno przybrać formę uchwały podjętej przez właściwy organ i mieścić się w granicach prawa oraz umowy spółki.

Członkowie Zarządu pozostają przy tym zobowiązani do działania w interesie spółki i z zachowaniem staranności wynikającej z zawodowego charakteru swojej działalności. Uchwała podjęta z naruszeniem ustawy, umowy spółki albo w celu pokrzywdzenia wspólnika może zostać zakwestionowana w trybie przewidzianym przez KSH.

Czy wspólnik większościowy może sam zwołać Zgromadzenie?

Co do zasady nie. Zgodnie z art. 235 § 1 KSH Zgromadzenie Wspólników zwołuje Zarząd. Sam fakt posiadania większości udziałów nie uprawnia wspólnika do wysłania zaproszeń i przeprowadzenia Zgromadzenia z pominięciem właściwego organu.

W przypadku Zarządu wieloosobowego decyzja o zwołaniu Zgromadzenia powinna zostać podjęta przez Zarząd jako organ. W wyroku z 19 grudnia 2013 r., sygn. II CSK 176/13, Sąd Najwyższy przyjął, że zwołanie Zgromadzenia jest czynnością z zakresu prowadzenia spraw spółki wymagającą uprzedniej uchwały Zarządu. Wadliwe zwołanie może następnie prowadzić do sporu dotyczącego ważności uchwał podjętych przez wspólników.

Wspólnik nie jest jednak pozbawiony instrumentów działania. Wspólnik lub wspólnicy reprezentujący co najmniej jedną dziesiątą kapitału zakładowego mogą na podstawie art. 236 § 1 KSH zażądać zwołania Nadzwyczajnego Zgromadzenia i umieszczenia określonych spraw w porządku obrad. Jeżeli w terminie dwóch tygodni Zarząd nie zwoła Zgromadzenia z porządkiem obrad zgodnym z żądaniem, sąd rejestrowy może upoważnić występujących z żądaniem wspólników do jego samodzielnego zwołania.

Odrębnym rozwiązaniem jest art. 240 KSH, pozwalający na podjęcie uchwał bez formalnego zwołania Zgromadzenia, jeżeli cały kapitał zakładowy jest reprezentowany i nikt nie sprzeciwia się ani odbyciu Zgromadzenia, ani wniesieniu poszczególnych spraw do porządku obrad. Tryb ten wymaga zatem współdziałania wszystkich wspólników i nie pozwala przełamać sprzeciwu jednego z nich.

Dostęp do dokumentów, rachunków i systemów spółki

Prawo wspólnika do informacji należy odróżnić od dostępu operacyjnego do narzędzi wykorzystywanych przez spółkę. Zgodnie z art. 212 § 1 KSH każdemu wspólnikowi przysługuje prawo indywidualnej kontroli. Wspólnik może samodzielnie albo wspólnie z upoważnioną osobą przeglądać księgi i dokumenty spółki, sporządzać bilans dla własnego użytku oraz żądać wyjaśnień od Zarządu.

Prawo to przysługuje co do zasady każdemu wspólnikowi, niezależnie od liczby posiadanych udziałów. Jeżeli jednak w spółce ustanowiono radę nadzorczą albo komisję rewizyjną, umowa spółki może – na podstawie art. 213 § 3 KSH – ograniczyć lub wyłączyć indywidualną kontrolę wspólników.

Prawo kontroli nie jest także nieograniczone. Zarząd może odmówić udostępnienia dokumentów lub wyjaśnień, jeżeli istnieje uzasadniona obawa wykorzystania informacji w celu sprzecznym z interesem spółki i wyrządzenia jej przez to znacznej szkody. W takim przypadku wspólnik może skorzystać z procedury uchwałowej, a następnie zwrócić się do sądu rejestrowego.

Sąd Najwyższy w wyroku z 10 maja 2018 r., sygn. V CSK 322/17, podkreślił, że prawo indywidualnej kontroli ma charakter względny i powinno być oceniane z uwzględnieniem przesłanek odmowy określonych w art. 212 § 2 KSH.

Prawo kontroli nie oznacza natomiast automatycznego uprawnienia do wykonywania operacji na rachunku bankowym, korzystania z bankowości elektronicznej, wysyłania faktur, składania deklaracji, obsługi KSeF, posługiwania się pocztą spółki ani ingerowania w system księgowy lub operacyjny.

Takie uprawnienia wynikają najczęściej z pełnienia funkcji w Zarządzie, udzielonego pełnomocnictwa, umowy z bankiem, zakresu obowiązków pracowniczych albo ról nadanych w konkretnym systemie. Wspólnik może mieć prawo wglądu do dokumentów potwierdzających operacje, nie mając jednocześnie prawa do ich samodzielnego wykonywania.

Jak przełożyć większość głosów na decyzje korporacyjne?

Większość udziałowa może zapewniać realny wpływ na spółkę, ale wpływ ten powinien być wykonywany za pomocą właściwych instrumentów korporacyjnych. W praktyce postępowanie wymaga kilku kolejnych etapów.

Jakie postanowienia umowy spółki mają szczególne znaczenie?

W spółce, w której udziały są skoncentrowane w rękach dwóch lub kilku aktywnych wspólników, standardowa umowa spółki może okazać się niewystarczająca. Niektóre postanowienia, które w okresie zgodnej współpracy pozostają niemal niezauważalne, w warunkach konfliktu mogą przesądzić o możliwości działania spółki.

Analizy wymagają w szczególności:

• sposób powoływania i odwoływania członków Zarządu;
• liczba członków Zarządu oraz znaczenie funkcji Prezesa;
• zasady zwoływania posiedzeń Zarządu i podejmowania uchwał;
• ewentualny głos rozstrzygający Prezesa;
• sposób reprezentowania spółki;
• katalog spraw wymagających uchwały Zarządu albo wspólników;
• większości i kworum obowiązujące na Zgromadzeniu;
• uprzywilejowanie udziałów i prawa osobiste wspólników;
• zasady kontroli i dostępu do informacji;
• mechanizmy postępowania w razie trwałego impasu.

Przykładowo, połączenie dwuosobowego Zarządu, samodzielnej reprezentacji każdego członka, wyłącznego prawa Prezesa do zwoływania posiedzeń oraz jego głosu rozstrzygającego może przyznać Prezesowi bardzo silną pozycję operacyjną. Pozycja ta może pozostawać silna również wtedy, gdy drugi wspólnik dysponuje większością głosów na Zgromadzeniu.

Nie oznacza to, że takie postanowienia są zawsze niewłaściwe. Ich przydatność zależy od struktury właścicielskiej, sposobu prowadzenia działalności i zamierzonego podziału kompetencji. Powinny jednak zostać ocenione również z perspektywy sytuacji, w której wspólnicy przestają zgodnie współdziałać.

Większość udziałowa jest wykonywana w ramach procedur korporacyjnych

Posiadanie większości głosów może zapewniać decydujący wpływ na wiele uchwał Zgromadzenia Wspólników. Nie prowadzi jednak do przejęcia kompetencji Zarządu, nie daje samoistnego prawa reprezentowania spółki i nie powoduje automatycznego uzyskania dostępu operacyjnego do jej rachunków oraz systemów.

Rzeczywista pozycja wspólnika wynika z łącznego oddziaływania przepisów KSH, umowy spółki, układu głosów, obsady organów i sposobu reprezentacji. Znaczenie ma także prawidłowość dotychczas podejmowanych uchwał oraz istnienie dodatkowych stosunków prawnych pomiędzy spółką, wspólnikami i członkami Zarządu.