Prawo umów · należności przedsiębiorców · odsetki
Nota odsetkowa – czy trzeba ją wystawić, aby żądać odsetek?
Kontrahent zapłacił fakturę trzy tygodnie po terminie. Należność główna została uregulowana, ale opóźnienie kosztowało przedsiębiorcę czas i pieniądze. Powstaje pytanie: czy można od razu zażądać odsetek, czy najpierw trzeba wystawić notę odsetkową?
Nota odsetkowa nie tworzy prawa do odsetek. Roszczenie o odsetki powstaje wskutek opóźnienia w zapłacie. Nota służy przede wszystkim temu, aby pokazać dłużnikowi, z czego wynika żądana kwota i w jaki sposób została obliczona.
Odsetki powstają niezależnie od wystawienia noty
Jeżeli faktura miała zostać zapłacona 15 sierpnia, a pieniądze wpłynęły 10 września, opóźnienie rozpoczęło się 16 sierpnia. Od tego dnia wierzyciel może co do zasady naliczać odsetki. Nie musi wcześniej wysyłać noty, dodatkowego przypomnienia ani osobnego oświadczenia o naliczeniu odsetek.
Prawo do odsetek wynika z przepisów albo z umowy. Nota odsetkowa nie jest źródłem tego prawa. Pełni przede wszystkim funkcję informacyjną i dokumentacyjną.
W praktyce najlepiej widać to wtedy, gdy faktura nadal pozostaje niezapłacona. Wierzyciel może dochodzić jednocześnie należności głównej oraz odsetek liczonych do dnia zapłaty. Nie musi każdego dnia wystawiać nowej noty, ponieważ wysokość odsetek zmienia się wraz z upływem czasu.
Co właściwie dokumentuje nota odsetkowa?
Nota odsetkowa nie jest fakturą VAT ani korektą wcześniej wystawionej faktury. Nie dokumentuje sprzedaży kolejnego towaru lub wykonania dodatkowej usługi. Pokazuje jedynie finansowe następstwa spóźnionej płatności.
Prawidłowo przygotowany dokument powinien pozwalać kontrahentowi sprawdzić całe wyliczenie.
Z noty powinno wynikać przede wszystkim:
- jakiej faktury lub innej należności dotyczy;
- kiedy upłynął termin płatności;
- kiedy nastąpiła zapłata albo do jakiego dnia obliczono odsetki;
- jaka stopa odsetek została zastosowana;
- za jaki okres naliczono odsetki;
- jaka kwota pozostała do zapłaty.
Nie istnieje jeden urzędowy wzór noty odsetkowej. Dokument może nosić również nazwę „wezwanie do zapłaty odsetek”. O jego znaczeniu decyduje treść, a nie tytuł. Nie trzeba więc przygotowywać osobno noty i osobno wezwania, jeżeli jedno pismo zawiera wszystkie potrzebne informacje oraz jednoznaczne żądanie zapłaty.
Jakie odsetki należy naliczyć?
Przed wystawieniem noty trzeba ustalić właściwy rodzaj odsetek. Sam fakt, że obie strony prowadzą działalność gospodarczą, nie zawsze wystarczy do zastosowania odsetek handlowych.
Jeżeli opóźnienie dotyczy zapłaty wynagrodzenia za towar lub usługę w transakcji zawartej pomiędzy przedsiębiorcami, najczęściej zastosowanie znajdą odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych. Przysługują one wierzycielowi bez dodatkowego wezwania, jeżeli wykonał swoje świadczenie i nie otrzymał zapłaty w terminie. Wynika to z ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych.
Zwykłe odsetki ustawowe za opóźnienie stosuje się natomiast w przypadkach podlegających ogólnym zasadom Kodeksu cywilnego. Mogą one dotyczyć przykładowo roszczenia o zapłatę kary umownej. Kara nie jest bowiem wynagrodzeniem za wykonanie usługi, nawet jeśli wynika z umowy zawartej między przedsiębiorcami.
Zgodnie z art. 481 Kodeksu cywilnego wierzyciel może żądać odsetek za okres opóźnienia, nawet jeżeli nie poniósł z tego powodu szkody i nawet gdy dłużnik nie ponosi winy za nieterminową płatność.
Wybór niewłaściwej stopy odsetek może doprowadzić do zawyżenia noty i zakwestionowania całego wyliczenia. Dlatego przed jej wystawieniem trzeba odpowiedzieć nie tylko na pytanie, kto jest dłużnikiem, ale przede wszystkim z jakiego rodzaju należnością mamy do czynienia.
Czy wystawienie noty powoduje obowiązek podatkowy?
Obawa przed wystawieniem dokumentu często wynika z przekonania, że sama nota spowoduje powstanie podatku, mimo że kontrahent może nigdy nie zapłacić odsetek.
Co do zasady samo naliczenie i udokumentowanie odsetek nie oznacza jeszcze powstania przychodu podatkowego. Ustawy o podatkach dochodowych wyłączają z przychodów odsetki naliczone, lecz jeszcze nieotrzymane. W typowej sytuacji przychód z tego tytułu rozpoznaje się dopiero wtedy, gdy odsetki zostaną faktycznie zapłacone.
Odsetki za opóźnienie mają charakter rekompensacyjny. Nie są zapłatą za dodatkową usługę świadczoną dłużnikowi, dlatego co do zasady nie podlegają VAT i nie powinny być dokumentowane fakturą VAT.
Nota odsetkowa czy od razu wezwanie do zapłaty?
Jeżeli faktura nadal nie została zapłacona, zwykle bardziej praktyczne jest wezwanie obejmujące należność główną i odsetki naliczane do dnia zapłaty. Wierzyciel nie zna jeszcze ich ostatecznej wysokości, ponieważ opóźnienie nadal trwa.
Nota odsetkowa jest szczególnie użyteczna po zapłacie należności głównej. Wtedy wiadomo już, ile dni trwało opóźnienie, i można podać końcową kwotę odsetek.
Może być przydatna również przy większej liczbie spóźnionych faktur. Zamiast opisywać każdą płatność w oddzielnym piśmie, można przygotować czytelne zestawienie obejmujące numery faktur, terminy płatności, daty zapłaty i kwoty odsetek. Nie zmienia to jednak podstawowej zasady: dokument porządkuje istniejące roszczenie, ale go nie tworzy.
Czy warto wystawiać notę odsetkową?
Wystawienie noty nie jest konieczne do powstania prawa do odsetek. Warto ją jednak przygotować, gdy należność główna została już uregulowana, a wierzyciel chce dochodzić wyłącznie skutków opóźnienia. Dobrze sporządzona nota pokazuje kontrahentowi, że kwota nie została przyjęta dowolnie i można ją zweryfikować.
Przed wysłaniem noty warto sprawdzić:
- rodzaj należności, od której mają być naliczone odsetki;
- właściwy rodzaj i wysokość odsetek;
- datę wymagalności świadczenia;
- datę faktycznej zapłaty albo dzień, do którego naliczane są odsetki;
- czy w okresie opóźnienia nie zmieniła się obowiązująca stopa odsetek;
- czy dokumenty potwierdzają termin płatności i rzeczywistą datę zapłaty.
Stawka odsetek może zmieniać się w czasie, dlatego dłuższego okresu opóźnienia nie zawsze można rozliczyć według jednej wartości procentowej.
Samo wystawienie noty nie zastąpi również dowodów potwierdzających termin płatności i datę faktycznej zapłaty. Jeżeli kontrahent zakwestionuje roszczenie, to właśnie te dokumenty będą miały podstawowe znaczenie.
A co z rekompensatą 40, 70 albo 100 euro?
Najważniejszy wniosek
Prawo do odsetek nie zależy od wystawienia noty odsetkowej. Nota pozwala natomiast uporządkować i udokumentować istniejące już roszczenie. Przed jej wysłaniem trzeba prawidłowo ustalić podstawę odsetek, okres opóźnienia i stawkę właściwą dla danego rodzaju należności.
Dochodzenie odsetek od kontrahenta
Przy opóźnionej płatności problemem nie zawsze jest samo obliczenie liczby dni. Najpierw trzeba ustalić, z jakiej należności wynikają odsetki, czy zastosowanie mają przepisy o transakcjach handlowych oraz jaka stopa obowiązywała w poszczególnych okresach opóźnienia.
Kancelaria pomaga w rozliczaniu opóźnionych należności pomiędzy przedsiębiorcami, przygotowaniu wezwań i not odsetkowych oraz dochodzeniu należności, gdy kontrahent kwestionuje obowiązek zapłaty.
